Trợ lý Hành chính II, Nghệ thuật Ngôn ngữ tại Cao đẳng Cộng đồng Chaffey (2023)

Dưới sự giám sát chung, thực hiện nhiều chức năng thư ký, hành chính và hỗ trợ kỹ thuật cho quản trị viên; được yêu cầu kiểm soát việc tiết lộ thông tin nhạy cảm và thực hiện phán đoán độc lập thường xuyên trong các lĩnh vực được giao trách nhiệm, với quyền bắt đầu hành động thay mặt cho người giám sát.

Các vị trí trong phân loại này được giao một số kết hợp của các nhiệm vụ sau:

• Biên soạn thông tin, chuẩn bị và xử lý các tài liệu phức tạp như thời khóa biểu lớp học, danh mục trường đại học, từ điển tổng thể, hướng dẫn chương trình giảng dạy và sổ tay thủ tục theo các nguyên tắc đã được thiết lập.
• Hỗ trợ xây dựng và chuẩn bị các báo cáo, mục của hội đồng quản trị, ngân sách và đề xuất tài trợ; xác minh thông tin và tính toán; thu thập dữ liệu và cung cấp hỗ trợ nghiên cứu cho các nghiên cứu và báo cáo khác nhau; hỗ trợ giám sát chi tiêu ngân sách, nghiên cứu các sai lệch và sai lệch, đồng thời đề xuất các thay đổi đối với tài khoản ngân sách; chuẩn bị và xử lý các đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng.
• Chuẩn bị, xử lý hoặc xác minh tài liệu nhân sự; hỗ trợ trong việc thông báo và xử lý các đánh giá; và chuẩn bị và bảo mật bảng chấm công của nhân viên và báo cáo nghỉ phép.
• Có thể làm điều phối viên văn phòng cho khu vực dịch vụ đại học; điều phối công việc của nhân viên văn thư trong các chương trình thành phần khác nhau; đánh giá trình độ kỹ năng của nhân viên hàng giờ và cung cấp hoặc sắp xếp đào tạo khi cần thiết; điều phối các hệ thống kế toán của các chương trình thành phần.
• Đóng vai trò là người liên lạc giữa người giám sát, chương trình hoặc bộ phận và các nhóm khác nhau chẳng hạn như nhân viên trường đại học khác, sinh viên hoặc các nhóm cộng đồng.
• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho các nhân viên khác trong các lĩnh vực như chuẩn bị ngân sách, lưu trữ hồ sơ, chỉnh sửa, sử dụng máy tính và phần mềm.
• Thay mặt cấp trên tham dự các cuộc họp khi được phân công.
• Theo dõi tiến độ các dự án được giao; duy trì các hệ thống và lịch trình lưu trữ hồ sơ phức tạp; hỗ trợ nhân viên giảng dạy trong việc phát triển và điều phối lịch học.
• Điều phối các hoạt động và sự kiện cụ thể của văn phòng được giao và sắp xếp các dịch vụ phụ trợ. Các hoạt động như vậy có thể bao gồm các cuộc bầu cử chính phủ sinh viên, đăng ký chương trình, các lớp học, hội thảo, hội nghị và các sự kiện gây quỹ.
• Duy trì cập nhật kiến ​​thức và hồ sơ về các quy định và yêu cầu áp dụng cho văn phòng được giao; giám sát các giao dịch, chương trình và dịch vụ để đảm bảo tuân thủ.
• Tổ chức hệ thống văn phòng; đề xuất các chính sách, thủ tục và các hoạt động của chương trình.
• Duy trì lịch, sắp xếp các cuộc hẹn, sắp xếp các cuộc họp, sắp xếp việc đi lại.
• Nhập, chỉnh sửa và định dạng nhiều loại tài liệu hướng dẫn và hành chính; soạn thư từ hướng dẫn chung; có thể lấy và phiên âm chính tả và chuẩn bị biên bản cuộc họp.
• Sử dụng nhiều loại thiết bị văn phòng bao gồm trình xử lý văn bản, thiết bị đầu cuối máy tính, máy in, máy tính và máy sao chép.
• Sắp xếp và phân phối thư; nghe điện thoại; sàng lọc và định tuyến các cuộc gọi và khách truy cập; cung cấp thông tin cho nhân viên, sinh viên và công chúng về các chương trình và chức năng của văn phòng được giao.
• Duy trì nhiều loại nhật ký, tệp và hồ sơ bao gồm các tệp có tính chất giám sát và/hoặc nhạy cảm; kiểm soát việc tiết lộ thông tin nhạy cảm cho nhân viên có thẩm quyền.
• Có thể duy trì và kiểm tra hồ sơ tài chính liên quan đến văn phòng được giao, giám sát ngân sách, thu và hạch toán tiền, chi séc và hỗ trợ chuẩn bị ngân sách.
• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trong việc xử lý yêu cầu và lên lịch cho các lớp học.
• Thực hiện các nhiệm vụ liên quan theo sự phân công.

• Bằng chứng rõ ràng về sự nhạy cảm và hiểu biết về học thuật, kinh tế xã hội, văn hóa, khuyết tật, nhận dạng giới tính, khuynh hướng tình dục và nguồn gốc dân tộc đa dạng của môi trường đại học cộng đồng.
• Bất kỳ sự kết hợp nào giữa giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm nhằm cung cấp kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng cần thiết. Một ví dụ về điều này là hoàn thành chương trình trung học với kinh nghiệm hỗ trợ hành chính hoặc thư ký có trách nhiệm liên quan đến việc tiếp xúc rộng rãi với công chúng và giao tiếp với các cấp quản lý khác nhau.
• Kiến thức về cách sử dụng tiếng Anh, ngữ pháp, từ vựng, dấu câu và chính tả; và khả năng chuẩn bị thư từ kinh doanh.
• Kiến thức về số học; khả năng phân tích tài liệu về tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ các quy trình và quy định bắt buộc.
• Khả năng gõ 60 từ mỗi phút; ghi chép và ghi chép cuộc họp; và vận hành hệ thống máy tính được sử dụng trong văn phòng được giao. Phải có khả năng hiểu các gói phần mềm khác nhau và thích ứng với những thay đổi của công nghệ.
• Khả năng học hỏi, áp dụng và truyền đạt các chính sách, thủ tục và quy định phức tạp liên quan đến văn phòng được giao.
• Khả năng tổ chức và điều phối các thủ tục văn phòng, điều phối công việc của những người khác và ưu tiên khối lượng công việc; khả năng thực hiện các nhiệm vụ thư ký và kỹ thuật phức tạp trong thời hạn xác định.
• Khả năng duy trì hồ sơ và tập tin chính xác và có trật tự.
• Có khả năng chủ động và phán đoán khi làm việc độc lập đồng thời nhận ra những vấn đề cần báo cáo với cấp trên.
• Khả năng làm theo hướng dẫn bằng văn bản và bằng lời nói.
• Khả năng giao tiếp hiệu quả bằng lời nói và bằng văn bản, đồng thời thiết lập và duy trì các mối quan hệ hợp tác làm việc với nhân viên, quản lý, giảng viên, sinh viên và những người khác được liên hệ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

• Trải nghiệm trong môi trường đại học cộng đồng.
• Thành thạo ngôn ngữ không phải tiếng Anh (tức là - ASL, tiếng Tây Ban Nha).

•

jeid-f99ae6afa780ac49b73b1c7b7aaf1df2

Bản quyền ©2022 Jobelephant.com Inc. Bảo lưu mọi quyền.

https://www.jobelephant.com/